Service de dépôt de signature informatisé. Légalisation des documents plus rapide et plus efficace Une première au Maroc: un service entièrement informatisé pour les dépôts de signature. C’est l’arrondissement Sidi Belyout qui en a eu l’initiative. Plus besoin de s’escrimer à fouiller dans les archives pour trouver parmi les 18.000 dépôts, une signature bien précise. Le service reçoit, quotidiennement, près de 20 demandes pour dépôt de signature. Et chaque dépositaire doit renouveler, selon les nouvelles dispositions, l’opération chaque année au lieu de 3 ans comme c’était le cas auparavant. Mais avec un système informatique, une seule touche sur le clavier permet d’afficher la signature déposée en une fraction de seconde. Le service rendu n’en est que plus rapide et efficace. Chercher dans les archives à longueur de journée et voir grossir les files d’attente ne sont plus qu’un mauvais souvenir.«Nous avons entrepris la mise à niveau du service de la légalisation de signature. Depuis 7 mois, notre service fonctionne selon de nouvelles bases», explique Saïd Ettouri, chef de service de légalisation à l’arrondissement Sidi Belyout. La réorganisation du service a un seul objectif: fluidifier autant que possible la procédure de légalisation et partant servir les gens avec rapidité et efficacité. «Je viens légaliser des documents et cela se fait dans de bonnes conditions. On ne s’ennuie pas. Il y a une musique d’ambiance, un espace d’attente aussi», témoigne une femme. Une organisation minutieuse est indispensable. Elle l’est d’autant plus que le service accueille près de 3.000 personnes chaque jour. «Des gens qui normalement relèvent des autres arrondissements viennent chez nous. Et nous devons nous mettre chaque jour à niveau pour les servir», indique Ettouri. Auparavant, un seul registre sert à inscrire toutes les opérations. Conséquence: longues files d’attente et surcharge. Actuellement, 9 guichets et 28 agents ont été mis en place, rien que pour réduire au maximum la durée d’attente des «administrés». Parmi les guichets, il y a ceux dédiés au dépôt des documents, d’autres affectés aux signatures déposées. D’autres encore pour les opérations de vérification, d’apposition de cachets et d’enregistrement. Ce n’est plus un seul registre qui sert à faire ce travail mais 8 registres dont 4 sont transférés à la préfecture. «Les registres sont d’une importance capitale. Ils font foi en cas de litige concernant faux et usage de faux. Nous sommes, de temps en temps, sollicités par les services de sécurité ou la police judiciaire pour fournir des informations dans telle ou telle affaire», affirme Ettouri.L’informatisation du service de légalisation de l’arrondissement de Sidi Belyout ne s’arrête pas là. Les responsables du service comptent compléter l’application informatique: intégrer dans la base des données les numéros de la CIN (carte d’identité nationale) pour retrouver facilement les signatures déposées par les personnes. Ali JAFRY
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Ali JAFRY
